Oito dicas para uma comunicação eficaz no local de trabalho
Você já jogou o jogo “Telefone sem fio”? Quando uma mensagem é passada de uma pessoa para outra e assim por diante, ela pode ficar confusa até se tornar irreconhecível. Para um jogo, isso é divertido. Para um negócio, nem tanto.
O sucesso empresarial pode, em parte, ser visto como uma reação em cadeia de eventos conectados e isolados, onde o melhor planejamento e estratégia podem colidir com forças internas e externas imprevistas. A qualquer momento, há um número infinito de partes móveis que podem exigir pequenos ajustes ou mudanças completas nos caminhos atuais. A necessidade constante de adaptabilidade pode ser assustadora para um líder, mas estabelecer uma cultura que inclua comunicação eficaz no local de trabalho significa que a contribuição e o suporte estão disponíveis de várias fontes que entendem seus objetivos; isto é, se estivermos dispostos a ouvir. Um grande benefício de uma cultura com comunicação eficaz é que podemos obter contribuições de nossos colaboradores e equipes para ajudar a orientar, bem como aceitar, as razões para ajustes de tarefas ou projetos.
Em um estudo de pesquisa de Dale Carnegie, os líderes escolheram a comunicação clara e eficaz como uma das três principais áreas que acreditavam ser impactantes para melhorar a produtividade da equipe. No mesmo estudo, 80% daqueles em equipes de alto desempenho (aqueles que excederam suas metas no ano passado) relataram receber comunicação aberta e honesta de seu líder, em comparação com 61% de todos os outros. Esses números refletem o fato de que as habilidades de comunicação no local de trabalho têm espaço para melhoria e crescimento e podem afetar diretamente o sucesso de equipes e empresas.
O que é comunicação eficaz?
A comunicação eficaz começa com o pensamento claro. É importante entender o que precisamos ou queremos dizer, além de identificar os objetivos ou resultados desejados antes de nos envolvermos. Ao preparar nossos pensamentos e levar em conta o contexto de uma situação, podemos nos comunicar de forma clara e concisa, minimizando o chamado “ruído”. Isso inclui atingir o público onde ele está, e não onde achamos que ele deveria estar, e não dizer mais do que o necessário.
Comunicação eficaz no local de trabalho também significa verificar se a outra pessoa ou pessoas entenderam sua mensagem corretamente (ou seja, como você pretendia), para que possam agir de acordo com ela. E agirão. De acordo com um relatório da McKinsey, os colaboradores que foram incluídos em comunicações eficazes e detalhadas tiveram cinco vezes mais probabilidade de relatar aumento de produtividade.
Então, como nos comunicamos efetivamente no local de trabalho?
Oito dicas para uma comunicação empresarial eficaz
- Use a escuta ativa
Como parte do estudo Dale Carnegie mencionado anteriormente, “comunicação ruim ou nenhuma comunicação”, “falta de escuta” e “falta de colaboração” foram frequentemente citadas como razões para insatisfação com equipes e seus líderes. Escuta ativa significa focar no que a outra pessoa está dizendo por meio de um compromisso de ouvir sem falar.
A escuta ativa requer sua atenção direta. Isso pode incluir manter contato visual, acenar ou confirmar que você entendeu e evitar interromper. Isso também significa ser paciente e permitir que a outra pessoa diga tudo o que deseja sem se apressar para preencher silêncios com conselhos.
- Escolha o momento e o meio certos (canal)
Há muitas maneiras de se comunicar no local de trabalho — virtualmente, pessoalmente, por e-mail, mensagens, cara a cara, etc. Depois, há a frequência — por hora, diariamente, semanalmente, etc. Cada colaborador e equipe terá um método e cadência preferidos que consideram “comunicação eficaz”. Encontrar a resposta e utilizar o canal certo é um ato de equilíbrio que envolve identificar essas preferências e, ao mesmo tempo, incorporar o que funcionará melhor para o projeto ou tarefa em questão.
No estudo Dale Carnegie de 2023, a interação frequente foi considerada uma marca registrada de equipes de alto desempenho, pois 87% dos colaboradores nessas equipes disseram que interagem com os membros de sua equipe diariamente. A forma como essas interações ocorrem é importante para serem eficazes, pois 89% dos líderes preferiram se comunicar por meio de plataformas online (Slack, Zoom, etc.), enquanto apenas 61% dos colaboradores individuais se sentiram assim. Isso pode apontar para o potencial de produtividade ou melhoria de desempenho simplesmente mudando o meio de comunicação. Afinal, dado o momento ou a frequência (diária) da comunicação em torno de equipes de alto desempenho, certamente gostaríamos que fosse uma experiência positiva para todos.
- Faça perguntas
O 25º princípio de Dale Carnegie diz para “Fazer perguntas em vez de dar ordens diretas”. Se uma equipe não atingiu uma meta, é melhor perguntar a eles sobre seu pensamento e processo do que simplesmente dizer a eles como fazer da próxima vez. A comunicação empresarial eficaz envolvendo perguntas pode ajudar a entender perspectivas e levar a uma melhor adesão, participação no processo de resolução de problemas e oportunidades de crescimento e reflexão que podem resultar em ações positivas sendo tomadas em busca dos resultados desejados.
Evite perguntas com respostas simples de sim/não. Você descobrirá muito mais sobre as pessoas quando deixá-las falar. Se os líderes precisarem dar instruções diretas, deixe tempo para os colaboradores e equipes fazerem perguntas de acompanhamento. Tente enquadrar como “Quais perguntas você tem?” em vez de “Você tem alguma pergunta?”, pois diferenças sutis podem gerar uma discussão valiosa.
- Esteja atento às diferenças
Os colaboradores trabalham melhor quando se sentem psicologicamente seguros. Isso significa que eles se sentem confortáveis assumindo riscos interpessoais dentro do ambiente de sua equipe. Esses riscos podem envolver apresentar uma nova ideia ou apenas superar o risco de parecer bobo ao falar com uma pergunta. Temos que nos perguntar quantas grandes ideias nunca foram ouvidas devido a isso!
Lembre-se de que todas as pessoas são diferentes e vêm de diferentes origens e experiências. Precisamos demonstrar empatia e ver as coisas do ponto de vista da outra pessoa. Nossas origens influenciam tudo, desde a maneira como olhamos o mundo até a maneira como falamos e escrevemos. Estar atento às diferenças pode levar a um melhor desempenho no local de trabalho em áreas como inovação e criatividade, entre outras.
- Defina expectativas claras
Os líderes devem garantir que todos estejam na mesma página e entendam as metas estabelecidas para eles. Isso pode começar com criar uma visão de equipe ou simplesmente discutir as metas da equipe no início de um projeto. As expectativas devem incluir não apenas o resultado final desejado, mas também as expectativas para frequência e método de comunicação.
Quando todos trabalham juntos e não há ambiguidade em suas tarefas, eles estarão mais propensos a assumir responsabilidade por seu trabalho e, portanto, trabalharão mais arduamente para desempenhar para a equipe. Expectativas claras também reduzem a necessidade de supervisão e microgerenciamento.
- Abordar o conflito
Não esconda desacordos nas sombras. Parte da comunicação eficaz no local de trabalho é ser capaz de abordar problemas quando eles surgem. Quando estiver em dúvida, reflita sobre estes importantes princípios de Dale Carnegie:
- #11 — Mostre respeito pela opinião da outra pessoa. Nunca diga “Você está errado.”
- #18 — Seja solidário com as ideias e desejos da outra pessoa.
- #29 — Use o encorajamento. Faça com que a falha pareça fácil de corrigir.
- Use a tecnologia com sabedoria
As equipes de alto desempenho adotam a tecnologia que as mantém conectadas e colaborando suavemente, mas ela é mais um canal ou ferramenta entre muitos, não uma solução única para todos. Usar a tecnologia é particularmente importante quando construindo equipes virtuais que interagem apenas por meios digitais e, usados corretamente, podem ser uma grande mudança para nossas equipes e organizações.
Os sistemas de gerenciamento de tarefas podem manter os membros da equipe organizados, enquanto as plataformas de mensagens instantâneas podem facilitar o brainstorming e o coworking. No entanto, seja sábio em suas escolhas. Muita tecnologia, na ausência de treinamento, pode sobrecarregar os colaboradores e se tornar outra barreira ao desempenho e um contribuidor para a frustração no local de trabalho.
- Aprenda e pratique
No final, todos têm a capacidade de ser um bom comunicador e cabe aos líderes, à gerência e aos executivos garantir que oportunidades de treinamento estejam disponíveis. É preciso prática consistente para ser bom em uma habilidade, e oportunidades como cursos e webinars podem ajudar a estabelecer bons hábitos de comunicação no local de trabalho e colocá-lo em um caminho que seja um modelo para os outros.
Com uma comunicação eficaz, os líderes podem evitar a criação de uma ilha de autoisolamento desconectada dos talentos ao seu redor, o que significa que você não precisa fazer isso sozinho e isso, por si só, pode lhe poupar muitas noites sem dormir!
Dale Carnegie tem muitos recursos que ensinam empresas e colaboradores a melhorar a comunicação no local de trabalho. Contate-nos para sua solução personalizada hoje. Estamos ansiosos para nos conectar com você.